PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tahap pengambilan keputusan

Berikut ini tahap pengambilan keputusan yang disebut ADADA model,, ADADA merupakan kepanjangan dari aims, data, alternatives, decision, dan action.

1.     Aims atau objektif

Pada tahap pertama pembuatan keputusan justru harus dilihat tujuan akhir yang hendak dicapai. Pada tahap awal ini juga penting bagi Anda untuk mengkaji beberapa hal. Antara lain, alasan perlunya mengambil keputusan; seberapa penting dan genting kondisinya; pengalaman-pengalaman masa lalu yang mungkin adalah hal serupa yang pernah dihadapi dan bisa menjadi pembelajaran penting.

2.     Data

Tahap kedua adalah mengumpulkan data sebanyak-banyaknya hingga menjadi informasi yang bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan. Data yang baik haruslah berupa fakta dan relevan dengan permasalahan yang sedang Anda hadapi.

3.     Alternatives

Tahap ketiga merupakan tahapan ketika Anda mulai melihat, mencari, atau menemukan alternatif setelah tahap pengumpulan informasi sudah selesai, atau cukup untuk melihat permasalahan secara utuh.

4.     Decision atau keputusan

tahap keempat, pengambilan keputusan dilakukan setelah semua alternatif yang ada telah terkuak. Bagian ini merupakan tahap yang paling krusial. Anda tidak saja harus mempertimbangkan dampak-dampak jangka pendek yang mungkin terjadi, tetapi juga dampak jangka panjang yang mungkin dihasilkan dari keputusan Anda saat ini.

5.     Action atau tindakan

Tahap tindakan ini juga yang sering dilupakan oleh banyak pemimpin. Tugas mereka terkesan selesai ketika keputusan telah diambil. Akan tetapi, jika keputusan tidak mampu dilaksanakan, apakah bisa menyelesaikan permasalahan yang ada? Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk bukan saja follow-up (menindaklanjuti), tetapi juga follow through (mengawal hingga tuntas).

JENIS-JENIS MASALAH

Masalah merupakan kesenjangan antara das sollen atau teori dengan das sein atau fakta empiris; antara yang ditetapkan sebagai kebijakan dengan kenyataan implementasi kebijakan. Dalam masalah terdiri dua jenis masalah, yaitu:

1. Masalah Sederhana (Simple Problem),

Ciri dari masalah sederhana adalah, berskala kecil, berdiri sendiri (kurang memiliki sangkut paut dengan masalah lain), tidak mengandung konsekuensi yang besar, pemecahannya tidak memerlukan pemikiran luas dan mendalam.

Pemecahan masalah dilakukan secara individual. Teknik yang biasa digunakan, dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman, kebiasaan dan wewenang yang melekat pada jabatannya

2. Masalah Rumit (Complex Problem),

Ciri dari masalah rumit adalah, berskala besar, tidak berdiri sendiri (memiliki kaitan erat dengan masalah lain), mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis.

Pemecahan masalah dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya. Jenis dari masalah ini adalah masalah yang terstruktur (struktur problems) dan masalah yang tidak terstruktur (unstructured problems).

a. Masalah yang Terstruktur,

Merupakan masalah yang jelas faktor penyebanya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulang kali sehingga pemecahanya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetitif dan dibakukan. Sifat pengambilan keputusannya adalah. relatif lebih mudah atau cepat, salah satu caranya dengan penyusunan metode, prosedur, atau program tetap.

b. Masalah yang tidak Terstruktur,

Merupakan penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitif. Sifat pengambilan keputusannya adalah, relatif lebih sulid dan lebih lama, diperlukan teknik pengambilan keputusan yang bersifat non-programmed decision-making.

Gaya pengambilan keputusan

Mengenal 5 tipe gaya keputusan.

Dari hasil survei yang dilakukan oleh Center of Creative Leadership (CCL), terdapat beberapa tipe atau gaya pengambilan keputusan, sebagai berikut:

• D1- Anda memutuskan sendiri. Anda dalam memutuskan tidak memerlukan suatu diskusi dengan siapapun. Dalam mengambil keputusan anda hanya mengandalkan informasi yang ada secara tertulis.
• D2- Anda mencari informasi, kemudian memutuskannya sendiri. Anda berusaha mencari informasi dari bawahan anda sebagai bahan pertimbangan. Pada bawahan, anda hanya sekedar bertukar pikiran dan tidak memintanya untuk memberi masukan.
• D3- Anda berkonsultasi dengan bawahan anda, tetapi keputusan tetap anda buat sendiri. Anda mengajak bawahan anda untuk membahas masalah dan meminta masukan dari mereka. Bawahan yang anda ajak bicara secara selektif anda tentukan sendiri. Masukan atau hasil diskusi dengan bawahan diolah sendiri untuk kemudian anda putuskan tanpa melibatkan mereka.
• D.4- Anda konsultasi dengan tim kerja dan kemudian memutuskannya sendiri. Anda berkonsultasi dengan Tim Kerja, dan meminta mereka untuk terlibat secara aktif dalam pembahasan masalah. Keputusan tetap anda tentukan sendiri, tanpa meminta kesepakatan dari mereka terlebih dahulu.
• D5- Anda bersama-sama bawahan anda mengambil keputusan. Masalah didiskusikan secara bersama-sama, baik yang menyangkut alternatif maupun pilihan keputusan. Keputusan yang anda ambil harus mendapatkan persetujuan bersama.

PERENCANAAN STRATEGIS

     Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi tersebut. Berikut beberapa jenis perencanaan:

A. Menurut Besaranya atau segi ruang lingkup

1.      Perncanaan  Makro

Perencanaan makro adalah perencanaan yang menetapkan kebijakan-kebijakan yang akan ditempuh, tujuan yang ingin dicapai dan cara-cara mencapai tujuan itu pada tingkat nasional.

2.      Perencanaan meso

Kebijaksanaan yang telah ditetapkan pada tingkat makro, kemudian dijabarkan kedalam program-program yang bersekala kecil.pada tingkatamnya perencanaan sudah lebih bersifat operasional disesuaikan dengan depertem,en dan unit-unit

3.      Perencanaan mikro

Perencanaan mikro diartikan sebagai perencanaan pada tingkat instituisional dan merupakan penjabran dari perencanaan tingkat mesokhususan dari lembaga mendpatkan perhatian, namun tidak boleh bertentangan dengan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan makro ataupun meso.

B. menurut tingkatannya

1. Perencanaan strategic

Perencanaan strategic disebut juga dengan perencanaan jangka panjang. Strategi itu menurut R.G. Muurdick diartikan sebagai konfigurasi tentang hasil yang diharapkantercapai pada masa depan.

2.  perencanaan koordinatif

Perencanaan koordinatif ditunjukan untuk mengarahkan jalannya pelaksanaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan itu dapat tercapai secara  efektif dan efisien. Perencanaan ini mempunyai cangkupan semua aspek operasi suatu system yang meminta di taatinya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkanpada tingkat perencanaan strategic.

C.  menurut jangka waktunya

1. perencanaan jangka pendek

Perencanaan jangka pendek adalah perencanaan tahunan atau perencanaan yang dibuat untuk dilaksanakan dalam waktu kurang dari 5 tahun, sering disebut sebagai rewncana operasional.

2. perencanaan jangka menengah

Perencanaan jangka menengah mencakup kurun waktu diatas 5-10 tahun. Perencanaan ini penjabaran dari rencana jangka panjang, tetapi sudah lebih bersifat operasional.

3. Perencanaan jangka panjang

Perencanaan jangka panjang meliputi cakupan waktu diatas 10 tahun sampai dengan 25 tahun.

Proses penyusunan perencanaan

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginanatau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akanposisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atausumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan danhambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan danhambatanperlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuanorganisasi dalam mencapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatanuntuk pencapaian tujuan.
5. pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagaialternatif yang ada.

Kriteria Penilaian  Efektivitas Rencana

     Berikut beberapa kriteria yang digunakan untuk menentukan apakah suatu rencana dianggap efektif atau tidak

1.      Kegunaan.

Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan,dan sederhana.

2.      Ketepatan dan objektivitas.

Rencana-rencana harus di evaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas. Nyata dan akurat. Berbagi keputusan dankegiatan manajemen lainnya hanya efektif bilan didasarkan atas informasiyang tepat.

3.      Ruang lingkup.

 Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsipkelengkapan (comprehensiveness),kepaduan (unity) dan konsistensi.

4.      Efektivitas biaya.

Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalahmenyangkut waktu,usaha dan aliran emosional.

5.      Akuntabilitas.

Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan :

Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan.

Tanggung jawab atas implementasi rencana.

6.      Ketepatan waktu.

Para perencana harus membuat berbagai perencanaan.Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkanrencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.